Paso 1
Conecta tu número
En Configuración → Conexión WhatsApp escanea el código QR con el WhatsApp del número de la empresa, igual que al abrir WhatsApp Web.
Paso 2
Elige quién contesta a los clientes
En Configuración → Bot de WhatsApp eliges una de tres formas:
| Modo | Cómo funciona |
|---|---|
| Agente de IA | Contesta solo, las 24 horas, consultando el sistema: cuenta, conexión, promesas y comprobantes. |
| Agente de IA con aprobación | El agente redacta la respuesta y un asesor la aprueba antes de enviarla. Recomendado para empezar. |
| Bot de flujo (menú) | Contesta con el menú de opciones que armas en el editor visual. |
El agente necesita una clave de IA: cárgala en Configuración → Integraciones y claves (clave, modelo y servidor compatible) y pulsa Probar conexión.
Agente de IA
Qué hace el agente
Identifica al cliente
Por su número de contrato; nunca le da datos a quien no se identificó.
Explica su cuenta
Lo que debe renglón por renglón: mensualidad, reconexión, días descontados.
Diagnostica
Revisa PPPoE, ONU y potencia, mide la velocidad y crea la orden técnica si hace falta.
Lee comprobantes
Toma monto, folio y fecha de la captura o PDF y aplica el pago.
Promesas y WiFi
Registra promesas de pago y solicitudes de cambio de contraseña.
Clientes nuevos
Da planes y precios de su zona, pide su ubicación y registra la solicitud de instalación.
El agente responde en párrafos cortos, con los datos importantes en renglones y en negritas. Lo que sabe de tu empresa (planes por zona, costo de instalación, horarios, datos de pago) se edita en su conocimiento, sin tocar código.
Bot de menú
El bot de flujo
El editor es un lienzo visual con bloques de mensaje, menús y acciones del sistema (reporte de pago, promesa, saldo, datos bancarios, diagnóstico). Tiene un flujo para clientes y otro privado para técnicos.
- El cliente lo abre con su comando o con
menu. - Fuera de horario contesta al primer mensaje; en horario solo si escriben el comando.
- Las notas de voz nunca reciben respuesta automática: quedan para un asesor.
Paso 3
Valida los comprobantes de pago
En Configuración → Integraciones y claves → Correo bancario eliges cómo se confirman los pagos:
| Opción | Cómo funciona |
|---|---|
| Solo con la captura | Se aplica al momento con los datos de la captura (folio, o monto, fecha y hora). Cada transferencia genera un código único: si alguien reenvía la misma captura, rebota. El correo del banco queda solo como auditoría. |
| Con el correo del banco | Se aplica cuando llega a Gmail el aviso del banco con el mismo folio, o el mismo monto y hora. Más seguro, pero depende de que el correo llegue. |
Para el correo del banco capturas la cuenta de Gmail, una contraseña de aplicación de Google, el remitente exacto del banco, las terminaciones de tus cuentas receptoras, la ventana de búsqueda y la tolerancia de monto.
Comprobantes por revisar
Lo dudoso no se aplica solo: queda en Operaciones → Comprobantes por revisar. Ahí ves la captura o el PDF, buscas el depósito en el correo del banco y pulsas Aprobar o Rechazar. Si el correo no llegó pero lo verificaste en la app del banco, puedes aprobarlo dejando la nota de dónde lo viste.
Paso 4
Avisos automáticos y plantillas
En Configuración → Plantillas de Mensajes editas los textos automáticos: factura nueva, recordatorio, corte, reconexión, recibo y técnico en camino. Usan variables como {contrato} o {detalle_cobro} que el sistema reemplaza con los datos de cada cliente. Ahí también van los datos para depósito o transferencia.
Cada mensaje queda en la Bandeja WhatsApp (Operaciones) con su estado: pendiente, enviado, entregado, leído o fallido. Los fallidos se reintentan solos y puedes reenviarlos a mano.
Para escribirle a un cliente desde el panel, abre su ficha en Clientes y pulsa WhatsApp: abre la conversación en el WhatsApp de tu equipo. Si escribes desde el número de la empresa, el bot se pausa 2 horas en ese chat.